文件銷毀指南

二、文件銷毀原則

1.合規原則   對于單位內(nèi)部的秘密信息或敏感信息,則應遵循相關的行(xíng)業規定與部門(mén)

規定，比如《新保密法》、薩班斯法案、I0200701、 FACTA、 HIIPAA、GLBA等

2.适中原則   平衡銷毀成本和(hé)銷毀效果，采用适中的銷毀方式。比如，對于單位絕密信息，公司可(kě)在辦公場(chǎng)所配備高(gāo)保密碎紙機；對于保密級别一般的紙張文件，可(kě)采用集中銷毀，或外包給第三方委托銷毀。

3.記錄原則單位應保留并管理(lǐ)銷毀記錄，證明(míng)哪些(xiē)介質，在什麽時(shí)間(jiān)，由誰負責，

在哪個(gè)場(chǎng)所，用什麽方式銷毀。這些(xiē)記錄必須可(kě)訪問可(kě)追蹤,并至少(shǎo)保存一年。

三、文件保密定級及管理(lǐ)

我國商業秘密一般劃分為(wèi)絕密、保密和(hé)秘密等三個(gè)級别。不同級别的信息需要不同的管理(lǐ)方式和(hé)銷毀标準。

1.紙質文件記錄涉及經營戰略、組織結構、營銷數(shù)據、客戶資料、采購渠道(dào)、商品信息、

工作(zuò)流程、管理(lǐ)技(jì)術(shù)、财務資料等文件資料。單位應根據實際情況對相關文件資料進行(xíng)保密分級。

2.文件需要及時(shí)歸檔管理(lǐ),到期後需要及時(shí)審批銷毀;對不需要歸檔且且過期作(zuò)廢

的資料、日常辦公作(zuò)廢的文件、草稿、複印廢頁、卡片等資料不能随意丢棄。